Projektledning
Våra erfarna projektledare kan alla former av möten och guidar er rätt bland alternativen. Du som värd har möjlighet att välja mellan digitala, hybrida eller fysiska möten. Med ca 800 utförda uppdrag årligen varav ca 400 digitala det senaste året har vi branschens djupaste och bredaste kunnande inom området.
Vi bokar studios och lokaler, sköter planering samt säkerställer logistiken inför och under genomförandet så allt flyter på friktionsfritt.
Vårt team erbjuder även PCO-tjänster för medicinska, vetenskapliga, tekniska, ekonomiska och offentliga konferenser och kongresser. Vi tar hand om alla aspekter – från planering, bokningsservice, hotell, logistik, deltagarhantering, abstrakt administration, sponsor- och utställarservice till ”personal på plats”.
“Tack för ett bra samarbete kring denna för oss så viktiga konferens!”
Marcello
Skolverket
“Det har varit ett nöje att få jobba tillsammans med er alla! Ni är så proffsiga, lugna, kompetenta, fokuserade, erfarna och lösningsorienterade! Vi har varit i de bästa tänkbara händer!”
Ninni
Svenska institutet
” Vill igen tacka för er värdefulla hjälp och stöd i genomförandet av vår konferens!”
Helena
Riksantikvarieämbetet
Konferens & kongress
Vi på Reachem är stolta över vår gedigna erfarenhet av att arrangera möten. Årligen arrangerar vi upp emot 800 möten av varierande karaktär som alla kräver vårt gedigna engagemang och noggranna planering. Genom våra avtal med så väl studios som de ledande konferens- och kongressanläggningarna i Norden kan vi erbjuda ett brett utbud av lokaler som passa alla olika önskemål.
Vi erbjuder följande:
– Projektledning
– Faciliteringstjänster
– Streamingtjänster
– Deltagaradministration
– Bokningstjänster
– Abstrakt- och programhantering
– Utställarservice
– Övriga PCO-tjänster
Deltagarhantering
Vårt deltagaradministrationssystem är en webbaserad lösning (DMS) för att bygga en webbplats och administrera deltagare till en konferens eller ett event.
Systemet är fullt skalbart med funktioner och moduler, vilket gör att det kan användas till såväl små som stora arrangemang. Vi skapar en unik webbplats från vilken vi skickar inbjudningar och tar emot anmälan, hanterar seminarieval, logi, transporter, betalningar, gör samtliga listor och administrerar ändringar. Lösningen passar lika bra för såväl fysiska som digitala evenemang.
Digitala och hybrida evenemang
Att fysiskt mötas har blivit långt ifrån en självklarhet. Social distansering har gjort att många av våra yrkesmässiga relationer har flyttat till bildskärmar och telefoner, vilket givit oss en stor begränsning i möjligheten att vårda kontakter, utbyta erfarenheter och upprätthålla en gemensam grund.
Vi tror att utvecklingen vi upplever delvis är här för att stanna och har därför tagit fram nya koncept för den nya tidens möten. Vår vision är att forma mötesplatser där vi plockar det bästa från den digitala och fysiska mötesvärlden och på så sätt skapa en hållbar plattform som kan generera samma positiva utfall som det traditionella mötet gav.
Vi erbjuder unika möjligheter till gemensamma upplevelser där den personliga interaktionen mellan deltagarna, var de än geografiskt befinner sig, står i centrum.
Onlinemöten
Mindre och enklare möten kan med fördel genomföras on-line. Vi hjälper er att sätta upp en gemensam portal, välja rätt programvara samt är med och faciliterar mötet så att ni kan fokusera på innehåll och deltagare.
Studioledda möten
Kvaliteten på produktionen står ofta i relationen till deltagarnas engagemang. OM möjlighet finns är det oftast en god idé att leda mötet från en studio. Då blir ljud, bild och innehåll lättare att kontrollera samt att risken för tekniska problem minskar. Tillsammans med den digitala portalen för kommunikation och interaktion skapas en stimulerande miljö som engagerar deltagarna. Vi tillhandahåller studios i olika storlekar för alla tillfällen.
Hybrida evenemang
Genom hybrida evenemang kan vi genomföra nära och bekväma möten för upp till flera tusen deltagare, med möjlighet att dela upp i mindre grupper. Dessa kan befinna sig lokalt och på distans. Avståndet spelar ingen roll då vi väver ihop mötet med hjälp av digital teknik som ger känslan av ett gemensamt evenemang. Interaktionen baseras på tre plattformar där det lokala fysiska mötet står för den första, möjligheten att se, höra och tala med deltagare på distans är den andra och slutligen den webbaserade mötesportalen som utgör den tredje.
Läs mer om mötesportalen
Mötesportal
Framför allt vid digitala och hybrida möten krävs en gemensam arbetsyta för att på ett effektivt sätt hålla ihop mötet. Vi erbjuder en digital portal där vi samlar information, interaktion och annat material som rör mötets innehåll samt aktiviteter. Portalen erbjuder en unik möjlighet att förbereda deltagarna inför, aktivera under och reflektera efter mötet. Dessutom kan ni som värd se hur deltagarna har agerat, vilken information de tagit del av och hur eventuella frågeställningar sett ut.
Portalens möjligheter:
• Grafisk anpassning
• Dela alla typer av dokument och filer
• Visa filmer och bilder
• Streama direktsändningar
• Livechat med eller utan video
• Digitala mötesrum
• Röstning
• Ordmoln och annan AI styrd interaktivitet
Och mycket mer…
Miljöarbete
Reachem AB är en klimatneutral Kongress- och Konferensbyrå och vi är certifierade genom,
det av FN kontrollerade, klimatberäkningsföretaget South Pole Group.
• Vara en miljömedveten arbetsplats och kontinuerligt utvärdera att vi i största möjliga mån tar hänsyn till miljön i vårt dagliga arbete och att samtliga medarbetare bidrar till en bättre miljö. Vi ska inte använda engångsprodukter som inte kan återvinnas och vi ska källsortera vårt restavfall, papper, glas och metaller.
• Reachem ska arbeta för att minska användningen av förbrukningsmaterial såsom papper, vi ska i största möjliga mån skicka elektroniska fakturor, offerter och bekräftelser. Vi ska minimera utskriften av e-post och annan dokumentation och istället använda lagra informationen elektroniskt på vår server
• Teknisk utrustning såsom Laptop, Ipad, mobil ska konfigureras med automatisk övergång till energisnålt viloläge
• Enbart samarbeta med konferensanläggningar och partners som har en uttalad miljöpolicy. Vi ska även hjälpa våra kunder och rekommendera dom leverantörer som är miljöengagerade.
• I vårt dagliga arbete tänka på att minska förbrukning av papper, engångsprodukter, elkonsumtion, vid inköp av kontorsmaterial alltid välja ett miljövänligt alternativ.
• Vid arrangemang av möten alltid välja det miljövänligaste alternativet för genomförandets alla delar, från val av transporter till konferenslokal, förtäring, konferensmaterial, teknik, mm.
• Att vara aktiva medlemmar i olika miljöorganisationer såsom nedan nämnda
Grönt möte
Verifierat klimatarbete genom South Pole Group
Handlingsprogrammet Verifierat klimatarbete syftar till att hjälpa företag och organisationer att
anordna hållbara arrangemang, med främsta ändamål att minska arrangemangens klimatpåverkan.
Arrangören ser systematiskt över poster såsom energianvändning, transporter och resor samt inköp
av material och livsmedel
Klimatpakten – tillsammans för ett fossilfritt Stockholm 2040
Stadens mål är ett fossilfritt och klimatpositivt Stockholm 2040. I det arbetet fungerar Klimatpakten som en arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan staden, politiken och medlemmarna. Tillsammans skapar vi ett klimatnätverk och en mötesplats för diskussioner och nya idéer och samarbeten.
Klimatpakten samordnas av Stockholms stads miljö- och klimatborgarråd. Det ger alla medlemmar en direkt koppling till den lokala politiken och till stadens förvaltning.